5 errores más comunes al usar el nuevo CFDI 4.0

La importancia de los nuevos datos solicitados por las autoridades para el llenado de las facturas, y verificar que sean correctos, se hace para evitar errores en el timbrado de los comprobantes fiscales, lo que significa un problema para reconocer su validez y que puedan tener usos fiscales para el emisor y el receptor.

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También tienen que ver con el desconocimiento de las claves que deben introducirse, dentro del catálogo del SAT. Para evitar este tipo de errores, la autoridad tributaria cuenta con una Guía de llenado, que contiene las clasificaciones y claves de su catálogo, válidos para cada uno de los casos.

Por otro lado, la autoridad tributaria también tiene disponible una Matriz de errores en el CFDI 4.0 que contiene un listado con los códigos de error más frecuentes marcados por el sistema. Los contribuyentes pueden consultarla para saber cómo corregirlos. Te compartimos los más frecuentes:

Uno de los nuevos datos que deben incluir los comprobantes fiscales, en su versión 4.0, son los datos del receptor y emisor del comprobante: RFC, nombre, denominación o razón social, así como régimen fiscal y código postal del domicilio fiscal. 

Sin embargo, estos deben estar actualizados y coincidir con la base de datos del SAT para  evitar un error en el campo “Domicilio fiscal del receptor” o un “Error CFDI 40145”, cuando el nombre no corresponde o no está asociado con el RFC.

En caso de no introducir la información válida, aparecerá la leyenda: “Error nombre o razón social incorrecto”. Debido a esto, es importante utilizar la herramienta de validación de datos del SAT para verificar que sean correctos. También existe la opción de registrar su RFC como cliente frecuente, para que el sistema pueda reconocerlo.  

Para profundizar más en el tema: Principales cambios en el CFDI 4.0 

Otro de los errores comunes tienen que ver con el campo de “Uso del CFDI”, que está generalmente determinado por el régimen en el que tributa el receptor, quien hará un uso fiscal de dicho documento, para los fines que convienen.

Conocer este dato es importante, debido a que en esta nueva versión del CFDI ya no existe la clave “P01 – Por definir”, que se utilizaba cuando se desconocía el uso que el receptor daría al comprobante. 

En el caso de introducir una clave que, aunque está en el catálogo, no corresponde o no es aplicable al régimen fiscal del receptor, podría generarse un código de error CFDI40161, que debe ser solucionado al aplicar una clave de uso que sí corresponda con el receptor.  

Sin embargo, en caso de haber cometido un error en Uso de CFDI, esto es motivo de cancelación y debe generarse una nueva factura en sustitución. 

La factura global es aquella que se emite por las ventas realizadas con el público en general. Es decir, en aquellos casos en los que los clientes no solicitaron una factura. Estos ingresos se reportan mediante una factura global por día, semana o mes. Es importante conocer la clave del receptor: “XAXX010101000”, para evitar errores en el llenado.

Uno de los errores comunes, dentro de la plataforma del SAT, se marca con una leyenda: “Si el valor registrado en este atributo es “PÚBLICO EN GENERAL”, el valor del atributo RFC del receptor debe ser “XAXX010101000”. En ese caso, debes verificar que hayas ingresado la clave correcta o en su caso se recomienda ir a la configuración avanzada en el sistema del SAT e indicar que “Es una factura Global”.

Otro de los motivos de error comunes en el llenado de facturas tiene que ver con descuidos en los decimales. En esos casos, aparecerán leyendas como: “El valor de este atributo debe tener hasta la cantidad de decimales que se tengan registrados en el atributo Importe del concepto”, con clave: CFDI40168.

Errores similares suelen ocurrir con los campos de impuestos, descuentos y otros donde deben ingresarse cifras con decimales. Por ello, es importante ser cuidadosos durante la captura. 

Otro de los errores que podrían cometerse durante la emisión de comprobantes fiscales, tiene que ver con la cancelación de estos, cuyo procedimiento también presenta cambios. Actualmente, debe efectuarse durante el mismo mes del ejercicio fiscal e indicar el motivo de su cancelación dentro del catálogo de claves.

Por otro lado, ahora es necesario enviar una solicitud de cancelación al receptor, quien debe aceptar o rechazarla durante los tres días hábiles siguientes, contados a partir de la recepción de la solicitud. También es necesario señalar el folio fiscal que sustituye el CFDI cancelado.

De esta manera, uno de los errores más comunes en el CFDI 4.0 está relacionado con la cancelación de las facturas. Por ejemplo, hacerlo fuera de tiempo puede acarrear multas de entre 5 y 10% del monto de esa factura, de acuerdo con el SAT.

Para saber más sobre el tema: ¿Qué es el CFDI? Todo lo que debes saber para emitirlo

Te compartimos tres principales recomendaciones muy sencillas de implementar para que logres evitar multas por errores en el CFDI:

• Solicita la Constancia de Situación Fiscal a tus clientes y verifica su información para evitar un error en el domicilio fiscal de las facturas y otros errores que ya revisamos.
• Apóyate en un software fácil de usar para gestionar tu facturación electrónica. De esta forma evitarás cometer errores y ahorrarás tiempo.
• Busca asesoría de especialistas que te ayuden a conocer los términos generales sobre tus obligaciones fiscales y la gestión de tu contabilidad.

Recuerda que Konta es la combinación entre un software fácil de usar y un equipo de contadores expertos en personas físicas con actividad empresarial. Te invitamos a ponerte en contacto con nosotros para asesorarte sobre tu facturación.