November 24, 2023

Todo lo que debes saber sobre las pólizas contables

Las pólizas contables son los documentos donde se registra cada movimiento de un negocio. Conoce en qué consiste la póliza de diario, de ingreso y de egreso.

Una póliza contable es uno de los documentos más comunes usados al interior de las empresas, ya que sirven para realizar los registros de ingresos, egresos y movimientos internos de la contabilidad del negocio. Pero, ¿sabes qué tipos de pólizas existen y para qué sirve cada una de ellas? En este artículo te lo explicamos.

¿Qué es una póliza contable?

Antes que nada, detengámonos a explicar detalladamente lo que es una póliza contable: un concepto utilizado para nombrar cada documento, que puede ser físico o digital, donde se registran, de forma puntual, todas las operaciones realizadas en la empresa y al mismo tiempo, contiene todos los detalles de cada póliza en sí y de la transacción realizada, como:

  • Tipo de póliza: de diario, ingreso o egreso 
  • Fecha del registro
  • Número de póliza
  • Concepto de la transacción
  • Número de cuenta o subcuenta afectada y auxiliares contables.
  • Tipo de moneda utilizada, de acuerdo con el catálogo del Servicio de Administración Tributaria (SAT).
  • Información de los Comprobantes Fiscales Digitales (CFDI) relacionados.

Te invitamos a leer: Elementos necesarios para llevar una contabilidad correcta

Póliza de diario

¿Qué es una póliza de diario? Es el documento donde se registran los movimientos al interior de las empresas, que no implican la entrada o salida de dinero, debido a que se trata de operaciones internas, pero que sí deben estar registrados para fines de un correcto seguimiento de información para el sistema contable. 

Algunos ejemplos de recopilación de información que se integran en una póliza de diario son: 

  • Movimientos entre cuentas bancarias (traslado de saldos), sin que esto suponga un ingreso o egreso.
  • La recepción de materia prima y de la factura que será revisada.
  • La entrega de productos a un cliente y el envío de la factura, que será pagada posteriormente.
  • Todo tipo de información valiosa generada por la empresa, que no implique entradas ni salidas de dinero. 
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Póliza de ingresos

Se refiere a todos los movimientos relacionados con el ingreso de dinero o recursos a la empresa, como es el caso de:

Cobros de facturas ya enviadas.

  • Ingresos obtenidos a través de financiamiento para la empresa.
  • Pago de deudores de la empresa, entre otros.

Póliza de egresos

Como su nombre lo indica, las pólizas de egresos sirven para registrar toda aquella información que implica salidas de dinero de la empresa. Operaciones de las que existe un comprobante fiscal y de pago asociados. Algunos ejemplos de estos movimientos que deben registrarse son:

  • Pago de nómina a los trabajadores.
  • Pago a proveedores con los que se tenía facturas pendientes.
  • La adquisición de algún bien o servicio: herramientas, maquinaria, etcétera.
  • Pago de créditos o préstamos.
  • Adquisición de seguros de cualquier tipo.
  • El pago de impuestos por las operaciones del negocio.

En conclusión, todo lo relacionado con los egresos de dinero del negocio.

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Las pólizas en contabilidad electrónica

Con la implementación de la contabilidad electrónica en México, que sustituyeron a los asientos contables tradicionales, las pólizas de contabilidad en papel, pasaron a ser formatos, en algún programa informático, de hojas de cálculo como excel o algún otro software especializado. 

Este tipo de programas cuenta con plantillas para elegir el tipo: póliza de diario, ingreso o egreso. Además, brindan menús con los movimientos u opciones más comunes o frecuentes, mismas que contienen una serie de cuentas y etiquetas predeterminadas para seleccionarlas fácilmente.

La ventaja de los softwares de contabilidad es que la mayoría de ellos permite importar pólizas generadas anteriormente a través de excel, incluso de forma masiva, para que los usuarios puedan integrar fácilmente sus archivos contables en una sola plataforma.

¿Por qué es importante usar pólizas contables?

La importancia de utilizar pólizas contables, además de que son una herramienta para llevar la contabilidad de forma correcta, se trata de uno de los elementos que integran la contabilidad electrónica, junto con el catálogo de cuentas y la balanza de comprobación, como parte de las obligaciones fiscales de las personas morales y físicas con actividad empresarial.

Por otro lado, existen algunos casos en los que el SAT solicita la entrega de las pólizas contables con fines de comprobación, tanto a los contribuyentes, como a terceros relacionados, por ejemplo en el caso de solicitar alguna devolución o compensación, de acuerdo con lo establecido en los artículos 22, décimo párrafo y 42, fracciones II, III, IV o IX del Código Fiscal de la Federación.

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Conclusión

Las pólizas contables son documentos de uso común en la contabilidad de los negocios, ya que sirven para registrar todos los movimientos de un negocio. La importancia de integrarlos de forma correcta es que son el respaldo de toda la contabilidad de la empresa y, en ocasiones, son solicitados por las autoridades fiscales, para fines de comprobación de determinadas transacciones.

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Bibliografía

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