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Desde que México implementó el Sistema de facturación electrónica, los comprobantes fiscales son archivos digitales que se generan a través de un sistema en línea, de forma pública o a través de un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC). ¿Sabes cómo elegir uno para tu facturación y qué características debe tener? A continuación te lo explicamos:
Si eres nuevo en el tema, seguramente tienes muchas dudas. Por eso, antes de pasar a hablar de los software de facturación que comercializan los proveedores autorizados, hagamos un repaso sobre el tema en general.
De acuerdo con el Código Fiscal de la Federación, todos los contribuyentes con actividades económicas están obligados a emitir comprobantes fiscales digitales (CFDI), conocidos comúnmente como facturas electrónicas.
Para el caso de aquellas personas físicas o morales que realizan actividades económicas con “el público en general” pueden emitir comprobantes simplificados, que posteriormente pueden ser englobados en una factura diaria, semanal o mensual.
Los comprobantes fiscales, o facturas, tienen el objetivo de registrar e informar, de manera detallada, a las autoridades fiscales, cada movimiento económico que realizan las empresas o personas, por eso contienen información sobre los:
De acuerdo con las leyes vigentes, las facturas de ciertas operaciones económicas deben llevar un complemento con información detallada, sobre ciertos requisitos previamente establecidos.
Aquí entramos en materia de este post, porque para generar las facturas electrónicas se necesitan programas informáticos que permitan generar los documentos correspondientes en dos formatos de archivo: XML y PDF.
El archivo XML corresponde a un formato con ciertas características de lenguaje de programación, que solicita la autoridad tributaria y el segundo es un documento donde puede leerse la información de forma sencilla.
Para que las facturas sean válidas ante el SAT, los contribuyentes deben contar con un Certificado de Sello Digital (CSD), que es como un tipo de firma electrónica, que sirve para dar autenticidad a los comprobantes fiscales.
De esta manera, las personas físicas o morales, a través de un programa de facturación, generan un comprobante fiscal, lo sellan digitalmente y al tratarse del sistema en línea, son enviados al sistema del SAT para su validación. Esto se conoce como timbrado.
Te sugerimos leer: ¿Qué es el CFDI? Todo lo que debes saber para emitirlo
Para poder cumplir con la generación de dichos archivos digitales, el SAT puso a disposición de los contribuyentes un sistema de facturación electrónico gratuito y de uso público, disponible las 24 horas del día.
La otra alternativa consiste en contratar los servicios de un Proveedor Autorizado de Certificación, que son empresas validadas por las autoridades tributarias para proporcionar a los contribuyentes la tecnología necesaria para generar sus comprobantes fiscales, sellarlos digitalmente y timbrarlos.
Se trata de programas automatizados configurables, donde es posible precargar la información de la empresa, los clientes y las operaciones comerciales, para generar las facturas de forma sencilla, en menor tiempo y con todos los requisitos solicitados por las autoridades fiscales.
Te invitamos a leer: ¿Cómo verificar tus facturas en el SAT?
El servicio de generación gratuita de CFDI, al ser de uso público, no es recomendable para personas con altos volúmenes de generación de facturas, ya que si llega a presentar problemas de saturación, puede comprometer el proceso de facturación del negocio.
Además de evitar problemas de este tipo, un software especializado ayuda a ahorrar tiempo, minimizar gastos de personal dedicado a la facturación, evitar errores y cumplir con los requisitos de información solicitados por las autoridades.
Para incorporar tecnología que realmente simplifique tus procesos de facturación, te recomendamos buscar las siguientes características:
Los proveedores de software de facturación suelen brindar una licencia para el uso de su programa o bien brindar un servicio integral que incluye asesoría contable y fiscal, para que puedas ponerte al corriente en el cumplimiento de tus obligaciones fiscales. Te sugerimos contratar uno de este tipo para tu negocio.
Si estás empezando, lo ideal es que tengas el acompañamiento de expertos en el tema, que además te brinden una plataforma de facturación de uso sencillo y que te permita llevar tu contabilidad completamente en línea, para facilitar tu cumplimiento fiscal.
Busca una plataforma intuitiva, de uso sencillo, que te simplifique el cálculo de impuestos, que te ofrezca soporte y asesoría ante las dudas que pudieran surgir sobre el uso de la plataforma, en temas contables o de requisitos fiscales.
Otra recomendación es comparar el precio beneficio. En ese sentido, busca un servicio especializado en pequeños negocios y que te brinde beneficios adicionales como reportes con información de utilidad sobre el avance de tu negocio, resúmenes contables y un registro que te permita tener en órden tu información.
Lo ideal es que puedas solicitar una prueba gratuita de una plataforma de facturación. No sólo descubrirás los beneficios de contar con herramientas tecnológicas, sino que podrás experimentar su uso para saber cómo incorporarla a los procesos de tu negocio.
Para profundizar en el tema de facturación, te sugerimos leer: Tipos de factura: Cuáles son y su importancia
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