La factura electrónica, o CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet), es el documento con el que el SAT registra cada cobro que haces. La versión vigente, la CFDI 4.0, es obligatoria desde el 1 de abril de 2023.
Para facturar como persona física necesitas estar inscrito en el RFC con un régimen que incluya la actividad por la que cobras, tener tu contraseña del SAT y tu firma electrónica (FIEL) vigente, y pedirle a tu cliente cinco datos: RFC, nombre completo, código postal, régimen fiscal y uso del CFDI. Con eso puedes emitir tu factura gratis en el portal del SAT o en un sistema de facturación.
¿Qué necesitas para facturar como persona física?
Para emitir una factura como persona física conviene tener listas cuatro cosas antes de entrar al portal del SAT: tu RFC con un régimen que incluya la actividad por la que cobras, tu contraseña del SAT, tu e.firma vigente y tu Constancia de Situación Fiscal a la mano para copiar tus propios datos sin errores.
| ¿Qué necesitas? | ¿Para qué sirve? | ¿Dónde se obtiene? |
|---|---|---|
| RFC con régimen y actividad económica | Te permite emitir facturas de ingreso por lo que cobras | Inscripción o actualización en el SAT |
| Contraseña del SAT | Entrar al servicio de facturación | Portal del SAT o SAT ID |
| e.firma vigente | Sellar la factura en el portal del SAT | Cita en oficina del SAT o renovación en línea |
| Certificado de Sello Digital (CSD) | Facturar desde un sistema distinto al portal del SAT. | Se genera con tu e.firma |
| Constancia de Situación Fiscal | Copiar tu nombre, régimen y código postal tal como los tiene el SAT | Portal del SAT o SAT Móvil |
Si hoy solo estás registrado como asalariado, no podrás emitir facturas por un proyecto propio hasta actualizar tus obligaciones; solo podrás recibirlas. La persona física que cobra por servicios o ventas necesita tener dado de alta un régimen de actividades empresariales o servicios profesionales, como RESICO o actividad empresarial y profesional (PFAE); tu Constancia de Situación Fiscal dice cuál tienes.
¿Qué datos de tu cliente pide la factura CFDI 4.0?
La factura pide que los datos de tu cliente coincidan exactamente con su Constancia de Situación Fiscal: RFC, nombre o razón social, código postal del domicilio fiscal y régimen fiscal, además del uso que le dará a la factura.
Si uno de esos datos no coincide, es probable que el sistema rechace la factura.
| Dato del cliente | Ejemplo |
|---|---|
| RFC | 12 caracteres si es empresa, 13 si es persona física |
| Nombre o razón social | Tal como aparece en su constancia, sin "S.A. de C.V." |
| Código postal del domicilio fiscal | 06600 |
| Régimen fiscal | 601 General de Ley Personas Morales |
| Uso del CFDI | G03 Gastos en general |
Lo más práctico es pedirle a tu cliente su Constancia de Situación Fiscal y copiar los datos de ahí. Si no te da sus datos, puedes emitir una factura a público en general, aunque tu cliente no podrá deducirla.
Frente a la CFDI 3.3, la CFDI 4.0 hizo obligatorios el nombre, el código postal y el régimen fiscal del receptor, y agregó el campo "objeto de impuesto" en cada concepto.
¿Cómo hacer una factura en el portal del SAT paso a paso?
El portal del SAT tiene un servicio de facturación gratuito para personas físicas. El proceso tiene dos partes: configurar tus datos de emisor una sola vez y, después, generar cada factura con los datos de tu cliente, los conceptos y los impuestos, para sellarla al final con tu firma electrónica.
- Entra a sat.gob.mx, busca la sección de “Trámites y servicios”, en la sección de “Factura Electrónica”.
- Selecciona la opción de “Genera tu factura”, “Servicios de facturación de CFDI”, “Servicio gratuito de facturación”
- Ingresa con tu RFC y contraseña o con tu firma electrponica; la primera vez aceptarás los términos y condiciones.
- En “Configuración Básica” registra tus datos de emisor: régimen fiscal, tipo de factura, código postal, moneda, forma y método de pago más frecuentes. Aparecerán precargados en cada factura.
- Elige "Generar" y "Nueva factura". Para cobrar un servicio o una venta, el tipo de comprobante es de ingreso.
- Captura los datos del receptor y el uso del CFDI.
- Llena el comprobante: fecha, código postal de expedición, moneda, forma de pago y método de pago. Si te pagan en una sola exhibición es PUE; si te pagarán después o en parcialidades es PPD, y más adelante tendrás que emitir un complemento de pago.
- Agrega cada concepto: clave de producto o servicio del catálogo del SAT, clave de unidad, cantidad, descripción, valor unitario y objeto de impuesto. Usa claves de producto o servicio que correspondan con las actividades económicas de tu Constancia de Situación Fiscal: facturar conceptos que no están dados de alta es un error frecuente.
- Agrega los impuestos trasladados y, si aplica, los retenidos.
- Revisa la vista previa, timbra con tu sello digital (CSD) y envía a tu cliente el XML y el PDF.
Si no quieres emitirla en ese momento, el portal del SAT permite guardar la factura de forma provisional hasta por 72 horas antes de timbrarla.
¿Qué impuestos lleva tu factura y cuándo te retienen?
La mayoría de las facturas por servicios de una persona física llevan IVA trasladado de 16% en 2026. Si le facturas a una empresa (persona moral), es probable que además te retenga una parte del IVA y del ISR, y el porcentaje de ISR depende de tu régimen. Esas retenciones se registran en la misma factura.
Lucía, diseñadora freelance en RESICO, cobra $18,000 en octubre de 2026 por un proyecto a una agencia que es persona moral. Su factura queda así:
| Concepto | Monto |
|---|---|
| Subtotal | $18,000 |
| IVA trasladado 16% | $2,880 |
| Retención de IVA (dos terceras partes) | –$1,920 |
| Retención de ISR RESICO 1.25% | –$225 |
| Total que Lucía recibe | $18,735 |
Si Lucía tributara en actividad empresarial y profesional, la retención de ISR sería de 10% en 2026. Si le factura a otra persona física, en general no hay retenciones. Las retenciones se descuentan en tu declaración mensual, por eso conviene que estén bien en la factura; aquí explicamos cómo funciona el IVA retenido.
¿Te conviene facturar en el portal del SAT o con un sistema de facturación?
El portal del SAT conviene si emites pocas facturas al mes y a clientes distintos: es gratuito y no requiere otra cuenta. Un sistema de facturación suele convenir cuando le facturas cada mes a los mismos clientes, cobras en parcialidades o quieres que tus facturas alimenten tu declaración sin volver a capturar datos.
| Criterio | Portal del SAT | Sistema de facturación |
|---|---|---|
| Costo | Gratuito | Suele tener costo mensual o por factura |
| Qué necesitas para facturar | Entrar al portal y firmar cada factura con tu e.firma | Tramitar tu Certificado de Sello Digital (CSD) y cargarlo una sola vez; después facturas sin entrar al portal del SAT |
| Clientes frecuentes | Registro limitado de clientes | Plantillas para facturar en un clic |
| Cotizaciones | No | Suele incluirlas |
| Conexión con tu declaración | No | Depende del servicio |
Si estás en el segundo caso, en Konta cotizas y facturas desde un mismo lugar, con plantillas para tus clientes frecuentes y una revisión de los datos antes de emitir cada factura.
Factura sin entrar al portal del SAT
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¿Qué hacer si te equivocaste en una factura?
Si detectas un error en una factura ya sellada, no se edita: se cancela y se emite una nueva. La cancelación pide indicar un motivo y, en varios casos, que tu cliente la acepte. Por eso conviene revisar los datos del receptor antes de sellar, no después.
Para evitar los errores más comunes campo por campo, revisa cómo llenar tu primera factura sin errores.
Lo que explicamos en este artículo aplica a personas físicas en RESICO o en actividad empresarial y profesional, con reglas vigentes en octubre de 2026.
Si tu cliente está fuera de México, revisa cómo facturar al extranjero desde México. Ante un caso particular, conviene consultarlo con un contador. En Konta.com estamos listos para orientarte.
