Los 5 Errores Más Comunes al Facturar (y Cómo Evitarlos)

Te ha pasado. Terminas una factura, la envías y justo después de darle clic te entra un mini pánico: “¿Habré puesto bien el RFC?”. Equivocarse en los detalles de una factura es más común de lo que crees y puede costarte tiempo, dinero y la confianza de tu cliente.

Aquí te dejamos un checklist de los 5 errores más frecuentes y cómo solucionarlos para siempre.

1. El Clásico: Capturar mal el RFC

• El Error: Un dígito incorrecto, una letra que no iba, o usar un RFC genérico cuando no aplica.
• Por qué es un problema: La factura queda totalmente invalidada. Tu cliente no puede deducirla y el SAT no la reconoce. Es como mandar una carta a una dirección que no existe.
• La Solución Rápida: Antes de enviar, verifica el RFC de tu cliente en su Constancia de Situación Fiscal. Mejor aún, usa una plataforma que guarde los datos de tus clientes para no tener que recapturarlos nunca más.

2. La Confusión: Elegir el "Uso de CFDI" Incorrecto

• El Error: Dejar el que viene por default o no preguntarle a tu cliente cuál necesita para sus registros.
• Por qué es un problema: Si tu cliente necesita la factura para un gasto de su negocio y tú le pones "Sin efectos fiscales" o uno de deducción personal (como D01 - Gastos Médicos), esa factura no le sirve para nada.
• La Solución Rápida: Pregúntale a tu cliente qué Uso de CFDI necesita. Si tienes duda, "G03 - Gastos en general" es el más común para transacciones entre negocios.

3. El Olvido: No Generar el Complemento de Pagos

• El Error: Emitir una factura en "Pago en Parcialidades o Diferido" (PPD) y, cuando finalmente te pagan, olvidar emitir el Recibo Electrónico de Pago (REP).
• Por qué es un problema: Para el SAT, la transacción está incompleta. Sin el REP, tu cliente no puede comprobar que ya te pagó y, por lo tanto, no puede deducir el gasto.
• La Solución Rápida: Pon un recordatorio. Tienes hasta el día 5 del mes siguiente al pago para emitirlo. O mejor, usa un sistema que te notifique automáticamente cuando un pago PPD necesite su REP.

4. El Descuido: Fechas que no Cuadran

• El Error: Emitir una factura con una fecha que no corresponde al mes en que se realizó la operación o se recibió el pago (en el caso de facturas PUE).
• Por qué es un problema: Puede crear discrepancias en tus declaraciones mensuales y las de tu cliente, causando problemas en la contabilidad de ambos.
• La Solución Rápida: Adopta la rutina de facturar en el momento en que se concreta la venta o se recibe el pago. No lo dejes para el final del mes.

5. El Accidente: Generar la Misma Factura Dos Veces

• El Error: Por una falla de conexión o un error humano, generar dos o más veces la misma factura para la misma operación.
• Por qué es un problema: Inflas tus ingresos ante el SAT, lo que podría hacer que pagues impuestos de más. Además, tienes que pasar por el (a veces tedioso) proceso de cancelación.
• La Solución Rápida: Usa una plataforma que te muestre un historial claro de tus facturas emitidas y que tenga candados para evitar la duplicidad accidental.

La Solución Definitiva: Prevenir en lugar de Corregir

La mayoría de estos errores se pueden evitar teniendo un proceso ordenado y las herramientas correctas.

El portal de facturación de Konta está diseñado para ser tu copiloto administrativo, validando la información y automatizando tareas para que estos errores simplemente no sucedan.

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